Så bygger du ett socialt intranät på två dagar

maj 15, 2011|Intranät och IT-system|15 comments

Detta inlägg är ena halvan av en diptyk om sociala intranät. Läs även den andra halvan på VD-blogg om varför din organisation behöver ett socialt intranät.

Sociala intranät är ju det nya svarta. Nyligen började jag som webbstrateg på Juristjouren som är en juristfirma med 30 anställda. Något intranät fanns inte, så det var en av mina första uppgifter. IT-policyn gick ut på att ha så mycket i molnet som möjligt och min budget för ett nytt intranät var i princip noll. I ett första skede krävdes inte heller någon integration med andra system.

Hur lösa detta? Jag funderade några varv. Yammer skulle kunna vara ett alternativ, men då skulle företaget inte äga den data som skapades. SharePoint 2010 som molntjänst var ett annat, men jag har inte direkt positiva erfarenheter av den plattformen. Det blir ofta dyra konsultkostnader för att skapa ganska liten användarnytta.

På skoj började jag undersöka hur WordPress skulle kunna fungera som intranät. Efter lite efterforskning och test landade jag i WordPress med tillägget BuddyPress. Varför inte göra en lösenordsskyddad installation på webben? Då kan man dessutom logga in på intranätet hemifrån eller när man är på arbetsresa.

Sagt och gjort. Jag fixade en domän och installerade WordPress med BuddyPress. Processen från att starta arbetet med att ta fram ett nytt intranät till dess att en användare kunde logga in var i princip två dygn. Kostnaden utöver min arbetstid var bara det webbhotell som intranätet lades på.

Så här ser intranätet ut idag (klicka för större):

Juristjourens sociala intranät

Så gjorde jag

Här följer de steg jag tog för att få till ett socialt intranät med WordPress och BuddyPress.

Installation

  1. Installera WordPress (svensk version) på en lämplig URL. Tänk på att blockera sökmotorer.
  2. Installera tillägget BuddyPress (svensk version) och aktivera standardtemat för BuddyPress. Om du är riktigt ordentlig gör du ett Child Theme så att du kan uppdatera med gott samvete.
  3. Gör alla sidor lösenordsskyddade genom att installera tillägget Private BuddyPress.
  4. Skapa en bild 1250 × 125 pixlar där din organisations logotyp ligger längst till vänster, centrerat i höjdled. Ladda sedan upp denna bild under Utseende/Sidhuvud.
  5. Gå in på Inställningar/Läsa och välj sedan Aktivitetsström som startsida.
  6. Installera tillägget BuddyPress Ninja så kan admin vara inloggad utan att det syns för vanliga användare.

Lägg till användare

  1. Definiera vilka fält som ska finnas i profilen. Gå in på BuddyPress Profilfältsinställningar och skapa önskade fält, till exempel Titel, Telefonnummer och Yrkesområde.
  2. Gå in på Användare och Lägg till ny. Skapa alla användare som ska använda intranätet. Välj ett tillfälligt lösenord som du sedan ber användarna att själva ändra.
  3. Gå in på de nya användarnas profiler och lägg in den information som du anser är ett grundkrav (du kan även överlåta detta till dina användare).
  4. Installera tillägget BP Group Management. Då kan du under BuddyPress/Group Management skapa och lägga till de nya användarna i grupper, till exempel organisationens olika enheter.
  5. Installera tillägget BuddyPress Profile Progression för att uppmuntra dina användare att fylla i mer i sina profiler. För att få den på svenska måste du gå in i filen och ersätta den engelska texten.

Pimpa intranätet

Bilder är en viktig del av ett socialt intranät. Installera tillägget BP-Album+ (svenska språkfiler). Då får varje användare ett eget bildalbum och bilderna syns i flödet när de laddats upp.

Folk vill gilla saker. Installera tillägget BuddyPress Like och skriv in svenska översättningar under BuddyPress/BuddyPress Like. Kryssa även i de två första rutorna under General Settings, så syns det i flödet vad folk gillar.

Skapa utrymme för nyheter

Lägg till widgets i högerspalten som listar inlägg. Detta kan fungera som intranätets nyheter från ledningen eller dylikt, alltså längre inlägg än de korta statusuppdateringarna som alla kan göra.

Jag valde att använda tillägget news announcement scroll eftersom den gör att man kan tidsinställas och prioritera visningen av nyheter. Dessutom lade jag in widgets för kategorier och arkiv så att man kan hitta äldre nyheter.

Hack – för den avancerade

  • Gör om medlemsförteckningen till en telefonkatalog genom att redigera filen members-loop.php i katalogen /wp-content/plugins/buddypress/bp-themes/bp-default/members. I koden finns instruktion för hur du lägger till fler fält, t.ex. telefonnummer, i visningen av medlemmar vid en sökning.
  • Ta bort de automatiska länkarna till det som läggs in profilinformationen genom att lägga in följande rad i functions.php:
    remove_filter( ‘bp_get_the_profile_field_value’, ‘xprofile_filter_link_profile_data’, 50 );
  • Trixa med layouten i CSS:erna. Jag tyckte spaltbredden på sidor var för bred, så jag minskade den. För mig blev också BP Album+ vänsterställd, så jag vänsterställde hela BuddyPress för att inte sidan skulle hoppa när man växlade mellan flödet och bildvisningen.

Problem jag stött på

  • Sidor och menyer hanteras inte så bra i BuddyPress. Till exempel läggs alla sidor automatiskt till i toppmenyn utan att jag kan välja hur. Dessutom så kan menyn bara vara i en nivå. Jag valde att lösa detta genom att skapa en sida som heter Wiki och göra undersidor till dessa för statisk information på intranätet, bland annat personalhandboken. Med Widget Context lade jag sedan till en sökfunktion och innehållsförteckning för Wikin.
  • Widgeten Who’s Online verkar inte lira speciellt bra. Den ska visa alla användare som är inloggade, men den visar betydligt färre personer. Detta är en rapporterad bugg i BuddyPress som förhoppningsvis åtgärdas. Så länge föreslår jag att du inte använder denna widget då det skapar förvirring.
  • WP Super Cache är inte alls bra att slå på. Det förstör AJAX för bland annat BuddyPress Like.
  • BP Album+ är kopplade till varje användare, tyvärr kan man inte skapa generella bildmappar för hela intranätet.
  • Evenemang har jag testat en rad olika tillägg för, men ingen har fungerat optimalt. Tar gärna emot förslag. Kravet är att det ska finnas på svenska och vara integrerat med BuddyPress.
  • Säkerhet. Jag gissar att detta inte är den mest säkra lösningen rent tekniskt. Å andra sidan så bör du inte lägga konfidentiell information på ett intranät överhuvudtaget.

Hoppas du har nytta av denna guide! Tar gärna emot synpunkter och tips. Om du själv byggt ett socialt intranät med BuddyPress skulle det vara kul att läsa om.

Share this Post:
  • Pingback: 5 skäl till varför din organisation behöver ett socialt intranät | VD-BLOGG()

  • Pingback: Tre månader på Jurisjouren | Pontus hörna()

  • http://utvbloggen.se Jonas Lejon

    Grym guide! Tack. Ska testa om BuddyPress kan vara något att bygga sociala tjänster med och då är nog denna guide bra att ha

    • http://pontuslof.se/ Pontus Löf

      Kul att du gillade! BuddyPress uppdateras ju hela tiden med nya funktioner och så byggs tillägg, så förhoppningsvis kan detta upplägg bli ännu bättre i  framtiden.

  • Pingback: Rapport från SSWC del 3 | Pontus hörna()

  • Pingback: Intranät på Facebook? Visst funkar det! | jardenberg unedited()

  • http://twitter.com/brorsan brorsan

    Hej Pontus!

    Hur resonerade du kring säkerheten i BuddyPress som plugin?Tack för bra blogg!
    /Magnus

    • http://pontuslof.se/ Pontus Löf

      Med tillägget Private så krävs det inloggning för att komma åt intranätet. På så sätt har vi ett grundläggande skydd. Naturligtvis är det enkelt att knäcka något som inte går över protokollet https, men vi gjorde bedömningen att uppgifterna på intranätet inte är så pass känsliga att det skulle göra något. Det är till exempel förbjudet att skriva klientuppgifter på intranätet av detta skäl.

  • http://pontuslof.se/ Pontus Löf

    Med tillägget Private så krävs det inloggning för att komma åt intranätet. På så sätt har vi ett grundläggande skydd. Naturligtvis är det enkelt att knäcka något som inte går över protokollet https, men vi gjorde bedömningen att uppgifterna på intranätet inte är så pass känsliga att det skulle göra något. Det är till exempel förbjudet att skriva klientuppgifter på intranätet av detta skäl.

  • Pingback: Sociala intranät - en växande trend()

  • Pingback: Tre utmaningar med sociala intranät | Pontus hörna()

  • Pingback: Svårt att missa! « Orbiter()

  • http://twitter.com/lyckan7 Magnus Fasth

    Hej, det här är en intressant post som jag läser nu för tredje gången. Hur har mottagandet varit? Hur stor del av användarna är aktiva, passiva betraktare och fullständigt passiva? Har ni sett några andra värden bortom den rena kommunikationen?
    Vi försöker ofta lyfta fram andra värden än själva kommunikationen. Jag ser att den öppna kommunikationen löser många klassiska ledarskapsproblem (och det skriver jag en del om på http://statusraden.se )

  • Pingback: Bokslut Stance juristbyrå | Webbstrateg.nu()

  • Pingback: Användbarhet och sociala intranät | Webbstrateg.nu()