Konsulter löser inte allt – så tar du ansvar som beställare

Som organisation är det inte ovanligt att organisationer tar in konsulter för att lösa komplexa problem, inte minst när det gäller stora it-projekt. Eftersom konsultens prislapp är hög så finns det ofta stora förväntningar på vad konsulten ska leverera. De ska helt enkelt lösa problemet på ett sjukt imponerade sätt.

Vanligtvis kallar organisationer in en konsult då de själva inte kan lösa ett problem. Orsaken kan vara att de saknar kompetens internt, men ibland är det av helt andra skäl. Det kan handla om att de tror att det ska spara tid från den ordinarie personalen. Eller så tror de att konsulten kan komma med en magisk lösning i frågor där nyckelpersoner i organisationen är oense.

Du kan inte lämpa över ansvaret

Konsulten ska på något mirakulöst sätt lösa problemen utan att du som beställare ska behöva lyfta ett finger. Medan du går och fikar ska konsulten trolla fram den ena vita kaninen efter den andra ur sin stora hatt. Konsulten ska också läsa tankar och flytta berg genom att gurgla fram formler på något uråldrigt språk.

Vad som i verkligheten händer om du som beställare lämnar över allt ansvar till konsulten är att denne kommer att göra färdigt uppdraget på bästa sättet – för dem själva. Konsulten känner inga skyldigheter gentemot organisationens långsiktiga mål, bara mot uppdragets mål – i bästa fall. Du betalar alltså saftiga summor för att få ut någonting som kanske inte egentligen var det du behövde. I slutändan, blev det ett it-system som faktiskt skapade värde för användarna och era slutkunder?

Så tar du ansvar som beställare

Jag förordar att du tar en aktiv roll som beställare. Om du ska få verklig effekt av konsultens arbete måste du vara aktiv som beställare, under hela processen. Jag ger här fem råd som jag tror är användbara i alla typer av köp av konsulttjänster.

Lägg tid på ett bra offertunderlag

Ditt viktigaste jobb är i upphandlingen av konsulten. Det underlag du tar fram, som konsulten utgår från, är avgörande för hur utfallet kommer att bli. Lägg därför tid på att göra ett bra underlag som är tydligt och fånga det konsulten förväntas leverera. Tänk speciellt på att vara tydlig på omfattningen och kvaliteten på det som ska levereras. Undvik fluffiga ord, var konkret. Glöm inte användarbehoven! Prata med användarna som ska använda systemet internt, både superanvändare och sällananvändare.

Kolla upp vad som krävs av er som beställare

En viktig fråga som jag tror att många glömmer i upphandlingar, offertförfrågningar eller pitchar, är vilka krav konsulten ställer på er som beställare. Om det gäller en förstudie gissar jag att konsulten vill intervjua människor i er organisation för att få svar på vissa frågor. Om det gäller it-projekt blir it-enheten inblandad i högsta grad. Be alltid konsulten att ange vilka krav som finns från deras sida. Se också till att frigöra tid för de berörda personerna i organisationen och leverera till konsulterna – i tid.

Följ upp konsultens arbete

När du väl har signat en konsult så tycker jag själv att det är viktigt att ständigt följa upp så att konsulten är på rätt spår. Om konsulten lägger flera veckor på något som du som beställare tycker är meningslöst, förlorar ni båda tid och pengar. Det är bättre om du som beställare följer upp vad som görs, allra minst en gång i veckan.

Ducka inte för de viktiga besluten

En annan sak jag tycker är viktig är beslutspunkter. Om det gäller exempelvis införandet av ett it-system så är systemets utformning och gränssnitt något som kommer att påverka era målgrupper under lång tid framöver. Därför borde dessa beslut fattas av er i organisationen, inte av konsulterna. Involvera gärna berörd chef så att du får ett beslut som är förankrat i organisationen på dessa viktiga beslutspunkter. Organisationen måste själva äga och fatta beslut i de avgörande frågorna, det kan inte outsourcas.

Planera för livet efter konsulten

När väl konsulten slutfört sitt arbete, kanske det största mörka hålet finns i många organisationer. Problemet blir sällan löst en gång för alla. Alla saker måste förvaltas och utvecklas. Här kan inte konsulten hjälpa till, här måste ni i organisationen ta ansvar och driva frågan vidare.