Digitaliseringsstrategi för offentlig sektor: så undviker du kostsamma misstag och skapar effektiv förändring

Varför är det viktigt att ha en digitaliseringsstrategi, särskilt inom offentlig sektor? I det här blogginlägget vill jag, Pontus Vinderos, belysa varför en genomtänkt och förankrad digitaliseringsstrategi är avgörande för att säkerställa att digitaliseringen verkligen gör skillnad. Med erfarenhet från både statlig och kommunal sektor som strateg inom webb och digital kommunikation har jag sett vilka utmaningar och möjligheter som finns, och varför strategisk styrning är nyckeln till framgångsrik digitalisering. Genom att förstå, samskapa och implementera en solid strategi för digitalisering kan offentlig sektor inte bara undvika kostsamma misstag, utan också skapa tjänster som verkligen fungerar för medborgarna och förbättrar samhällsservicen.

Behövs verkligen strategi?

Ibland hör jag resonemang som ifrågasätter behovet av en strategi för digitalisering, ofta med utgångspunkt i att det digitala och Internet genomsyrar allt vi gör. Därför borde det digitala vara självklart i verksamhetens alla strategier, menar vissa. Även om det är sant att digitaliseringen påverkar alla delar av en organisation, är det viktigt att vi inte underskattar behovet av riktning och struktur. Särskilt inom offentlig sektor, där resurserna är begränsade och kraven på ansvarstagande är höga, är en tydlig och välgrundad strategier avgörande för att styra utvecklingen rätt. Vidare är många av de befintliga strukturerna i offentlig sektor formade av en tid före datorer, internet och sociala medier.

Att bara sätta igång utan förstudier, mål eller eftertanke kan leda till att resurser slösas och att resultatet inte blir det önskade. När resurserna är begränsade, som ofta är fallet i mindre kommuner, är det viktigt att varje satsning är väl genomtänkt och baserad på faktisk kunskap och erfarenhet. Det är här strategier spelar en avgörande roll.

En annan viktig aspekt är att ordet digitalisering har blivit lite av ett buzzword de senaste åren. För vissa betyder digitalisering samma som informationsteknik, medan andra tänker på att göra en pappersblankett till PDF. Ytterligare andra tänker på att köpa in IT-system för att stödja en viss verksamhet. Sedan finns visionärer som Ashkan Fardost som menar att digitalisering handlar om något mycket djupare, om hur digital teknik och internet radikalt förändrar våra beteenden och skapar helt nya förväntningar hos användare. Genom att formulera en gemensam strategi för digitalisering, kan organisationen också få en gemensam bild av hur digitalisering ska definiereras.

Ny forskning pekar på vikten av gemensam förståelse

När jag jobbade på Socialstyrelsen med webbkommunikation kom jag i kontakt med Kristian Norling via Marcus Österberg på Västra Götalandsregionen. Då handlade det om digitaliseringen av Socialstyrelsens nationalla riktlinjer, bland annat. Sedan dess har jag följt Kristian Norlings yrkesliv och noterat med glädje att han tagit på sig forskarhatten och forskat om digitalisering i offentlig sektor vid Göteborgs universitet. Norling har fördjupat sig i hur vi bygger upp en gemensam förståelse när vi skapar digitala strategier inom den svenska offentliga sektorn. Hans forskning handlar om hur dialog mellan olika aktörer, som exempelvis anställda och ledning, kan leda till att alla drar åt samma håll när nya digitala satsningar ska genomföras.

Norlings avhandling bär titeln The Consensing Approach to Strategizing: The Dynamics of Dialogue in Public Sector Digital Transformation. Jag har försökt mig på att gräva fram fem viktiga insikter från avhandlingen:

• Dialogens kraft i strategi: Norling visar att framgångsrika digitala satsningar i offentlig sektor kräver att vi pratar med varandra. När olika personer och grupper får möjlighet att dela sina perspektiv, blir det lättare att skapa strategier som verkligen fungerar i praktiken.
• Att hitta rätt balans i samförstånd: Ibland kan det finnas för mycket, för lite eller till och med fel sorts samförstånd. Norling har tagit fram begrepp som ”konsensusöverskott” och ”konsensusskuld” för att beskriva hur en gemensam förståelse kan gå snett och hur vi kan rätta till det.
• Anpassning till verkligheten: Hans forskning visar att om vi lyckas få alla att förstå och hålla med om målen, kan vi bättre anpassa strategierna till den faktiska situationen för organisationen. Detta är avgörande för att övervinna byråkratiska hinder och främja innovation.
• Utmaningar med byråkrati: Norling pekar också på att traditionella, trögrörliga kulturer inom offentlig sektor ofta står i vägen för nödvändig förändring. Han menar att dessa kulturer kan göra det svårt att genomföra nya strategier för digitalisering som kräver snabbhet och flexibilitet.
• Psykologisk trygghet är nyckeln: För att skapa en bra dialog behöver vi en arbetsmiljö där folk känner sig trygga och vågar dela sina åsikter. Utan denna trygghet riskerar vi att fastna i dåliga strategier som inte leder till önskade resultat.

Jag vet att Kristian Norling håller på med en bok om detta viktiga ämne som är tänkt att kunna användas i praktiken. Det är ett mycket lovvärt initiativ. Jag återkommer så klart här på bloggen, när boken finns tillgänglig för en bredare allmänhet.

Kompetens är nyckeln till framgång

Min egen käpphäst på detta område handlar om kompetens på ledningsnivå. För att lyckas med digitalisering tror jag organisationer måste ha en god förståelse för centrala digitala koncept. Dagens medielandskap, användbarhet, tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning och modern webbteknik är bara några av de områden där kunskap är avgörande. Utan denna förståelse riskerar vi att bygga system och tjänster som inte fungerar optimalt för användarna, vilket i sin tur kan leda till sämre service och slöseri med resurser.

Jag anser att offentlig sektor behöver stärka den digitala kompetensen, särskilt på ledningsnivå. Det räcker inte med enstaka föreläsningar eller att bjuda in en expert någon gång om året. Ledningen måste ha en grundläggande förståelse för digitala frågor, och viktiga digitala discipliner måste vara representerade i den översta chefsnivån så att dessa frågor beaktas vid viktiga verksamhetsbeslut. Ett sätt att uppnå detta kan vara att omdefiniera vissa chefsroller. Det är inte viktigt för mig exakt vad cheferna kallar sig, utan vilken kompetens som finns representerad. De tre kompetenser jag tänker på specifikt är:

• UX/design: Övergripande ansvar för användbarheten i alla gränssnitt som organisationen ansvarar för, vare sig det är interna eller externa system. Den viktigaste uppgiften för den här chefen blir att säga nej till alla skitsystem och att se till att användarcentrerad design ingår i alla delar av organisationens verksamhet.
• Tech/kod: Senior webbutvecklare som styr upp organisationens arbete med kod. Kodkvalitet, releasehantering, testning med mera. Den här chefen är också expert på teknisk tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning, så att alla gränssnitt fungerar exempelvis för blinda. Denna person tänker mer i banor av moln, API:er och öppna standarder, inte att köpa in monolitiska system från IT-jättar.
• Service/innehåll: Vet vilket innehåll som målgrupperna efterfrågar och kan styra innehållsprocessen, så att organisationen skapar relevant innehåll av hög kvalitet i alla kanaler. Innehållschefen skiljer sig från den traditionella kommunikationschefen i att innehållet alltid ska utgå från användarnas behov, inte vad organisationen vill kommunicera. Detta är mer av digital kundservice.

Digitalisering kräver långsiktighet och strategisk kompetens

Digitalisering är inte något som kan hanteras ad hoc eller utan en tydlig plan. Det krävs långsiktigt arbete, strategisk kompetens och ett ledarskap som förstår de digitala utmaningarna och möjligheterna. Genom att börja med en genomtänkt strategier för digitalisering som hela organisationen ställer sig bakom, kan offentlig sektor ta de första stegen mot en framtid där digitaliseringen verkligen gör skillnad. Då först kan vi göra praktik av de fluffiga orden som står i olika politiska hyllvärmare.