Det sociala intranät jag tagit fram för Stance juristbyrå har nu varit aktivt i över ett halvår. Du kan läsa mer om arbetet med intranätet i mitt inlägg om hur jag byggde det. Detta inlägg kommer att handla om mina lärdomar kring sociala intranät som jag fått av att studera användningen av detta just detta sociala intranät. Det skulle vara kul om andra som jobbar med sociala intranät kan dela med sig av liknande erfarenheter. Kommentera gärna!

1. Intranätet visavi mejla alla anställda

Gubbe som håller i ett brevDetta är egentligen ett problem för alla typer av intranät och handlar om att någon tycker att deras budskap är så viktigt att de måste skicka ett mejl till samtliga anställda. Sedan får någon annan för sig att svara alla. Och så svarar en tredje. Resultatet blir en lång e-postkonversation som majoriteten av de anställda förmodligen inte är så intresserad av. Om detta sätts i system blir mejlen en tidstjuv eftersom det kommer väldigt mycket mejl som inte är relevant för den enskilde medarbetaren.

Det bästa sättet att hantera budskap som riktas till samtliga anställda är att lägga ut det på intranätet. Det är väldigt lätt att säga, men många tycker att det känns bättre att mejla samtliga. Då ”vet” man att alla har fått och läst informationen. Dessa personer menar att lika många inte kommer att ta del av informationen om den bara läggs ut på intranätet. Det tror jag är en chimär, då även mejl tenderar att hamna olästa i papperskorgen om det inte verkar relevant.

Utmaningen här blir att helt enkelt sätta ner foten och bestämma sig för att det är intranätet som gäller för masskommunikation med alla anställda. Om alla skulle börja mejla samtliga anställda i alla frågor så skulle mejlboxen fyllas med väldigt mycket onödig information. Det är bättre om denna typ av information läggs ut på intranätet. Då kommer också viljan att besöka intranätet öka eftersom ingen vill missa viktig information.

2. Kommunikation kring beslut

Den stora skillnaden mellan ett traditionellt nyhetsdrivet intranät och ett socialt intranät är redaktörsskapet. För det traditionella intranätet finns ofta en central intranätsredaktör som styr vilka nyheter som får visas. Ofta är intranätredaktören styrd av någon chef som avgör vilka beslut som ska kommuniceras på intranätet.

På sociala intranät får vem som helst publicera. Jag gillar tanken med att alla ska kunna kommunicera fritt och snabbt. Men det finns också en risk med detta. Med ett socialt intranät så kan en chef kommunicera ett beslut som berör hela verksamheten helt på eget bevåg, utan att ha stämt av frågan med ledningsgruppen. Tekniken möjliggör att chefen kan skriva utan att gå via en redaktör som skulle kunna dubbelkolla informationen innan den publiceras.

Här tror jag lösningen inte handlar om att förbjuda eller strypa publiceringsbehörighet. Detta tror jag nämligen handlar om gott omdöme snarare än behörighet. En chef ska aldrig, varken på möten eller på intranätet, kommunicera beslut som inte är förankrade i ledningsgruppen. Det handlar också om att göra det tydligt för alla chefer hur beslutsgången ser ut och hur beslut ska kommuniceras.

3. Passiva användare hamnar på efterkälken

En sista utmaning som jag funderat mycket på är det som brukar kallas för den digitala klyftan när det gäller Internet i stort. I detta fall menar jag klyftan mellan de teknikintresserade som tar för sig på intranätet och de passiva som inte kan eller vill ta för sig på samma sätt. Eller värsta fall så kanske de inte ens loggar in på intranätet. Kanske handlar det om att de inte är bekväma med datorer eller så förstår de inte hur sociala medier fungerar.

Som ansvarig för ett socialt intranät tror jag att man kan arbeta förebyggande när det gäller detta. Om man har statistik över användningen av intranätet kopplat till konton går det lätt att se vilka människor som inte använder intranätet lika mycket som andra. För att få med den passiva gruppen kan man till exempel ge personlig coaching eller jobba med funktioner och innehåll som man vet att dessa personer gillar.

Om man har ett socialt intranät så tycker jag att alla har ett ansvar för att bjuda in den som inte riktigt kan ta för sig av någon anledning. Det är viktigt att ingen känner sig utanför.