Vad är SharePoint? I denna guide går jag igenom vad SharePoint är för typ av webbpubliceringssystem. Dessutom ger mina oberoende råd om när publiceringsverktyget är lämpligt att användas. Råden bygger på mina år som webbstrateg i framför allt offentlig sektor.
Fakta om SharePoint
SharePoint är Microsofts plattform för samarbete i större organisationer som släpptes första gången år 2001. Idag ingår det som en del av Office 365 med fokus på samarbete, delning och dokumentredigering.
Historiskt har det varit vanligt att bygga externa webbplatser med SharePoint, men den möjligheten begränsades av Microsoft år 2015 då företaget rekommenderade att koppla ihop SharePoint med tredjepartsprodukter för webbpublicering. Men SharePoint används fortfarande som CMS för många intranät i större svenska organisationer.
SharePoint är i grund och botten ett dokumenthanteringssystem. Det innebär att dokument är versionshanterade. Utöver dokumenthantering är SharePoint lite av en schweizisk armékniv. Här finns stöd för webbpublicering, samarbetsfunktioner för arbetsgrupper, möjlighet att samla information i olika typer av listor, med mera.
Marknadsandel i Sverige
Av företag, myndigheter och kommuner så är det 2 procent som använder SharePoint som webbpubliceringssystem för sin externa webbplats. Detta enligt 2022 års undersökning ”Hur mår Sveriges webbplatser?” av Web Service Award.
När det gäller intranät så är det 25 procent av företag, myndigheter och kommuner som använder SharePoint som webbpubliceringssystem för sitt intranät. Detta enligt 2021 års undersökning ”Hur mår Sveriges intranät?” av Web Service Award.
Min bild är att SharePoint är vanligare bland större organisationer där IT-avdelningen har en kärleksaffär med Microsoft. Säljare på IT-bolag som jobbar mycket med Microsoft kan slänga med SharePoint i någon form av helhetslösning för organisationen.
Så tycker intranätsansvariga
I organisationer/företag som använder SharePoint för sitt intranät så är det 59 procent som anser att de har ett välfungerande publiceringsverktyg. Detta kan vi jämföra med organisationer/företag som kör andra publiceringsverktyg för sitt intranät. Organisationer/företag som använder SharePoint är mer mindre nöjda än organisationer/företag som kör både Sitevision och Optimizely/Episerver. Detta enligt Web Service Awards undersökning ”Hur mår Sveriges intranät?” år 2021.
Utveckling och kod
Alla utvecklingsprojekt med SharePoint som jag varit med i har varit en mardröm. SharePoint är väldigt mallat och om du vill designa om presentationen så att den följer er grafiska profil eller ett visst designkoncept så kommer ni bara att få huvudvärk. SharePoint fungerar bäst om du inte skruvar på design, sidmallar och så vidare. När du försöker designa själv får du bara möta buggar, begränsningar och bakslag. Det är inte för intet som systemet kallas för ScarePoint.
SharePoint är byggt i ett eget Microsoftbaserat ramverk kallat SharePoint Framework. Så du behöver ha väldigt god kännedom om just SharePoint för att kunna utveckla funktioner för systemet. Vill du lära dig mer om webbutveckling för SharePoint kan jag rekommendera en titt i systemdokumentationen.
Licenser och drift
SharePoint är proprietär programvara, det vill säga en kommersiell produkt där källkoden ägs av Microsoft. Du måste betala en licenskostnad för att få använda systemet. Kostnaden är i form av ett prenumerationsabonnemang, ofta tillsammans med andra Microsoft-produkter.
Du kan köra SharePoint i den egna organisationen och den lösningen kallas SharePoint Server. Alternativt kan du köpa SharePoint som en tjänst. Detta kallas för SharePoint Online. Rent tekniskt så driftas SharePoint på Windows Server eller i molnet (Microsoft Azure).
Mitt oberoende råd
Låt mig vara tydlig. Jag rekommenderar absolut ingen att använda SharePoint som ett CMS, varken för intranät eller externa webbplatser. Anledningen är att det saknar basala funktioner som en enkelt åtkomlig hierarkisk menyhantering. Dessutom är SharePoint sanslöst svårjobbat för webbredaktörer. Det tar oändligt många steg bara för att skapa en webbsida. Redigeringsläget och inställningspaneler känns som att de är designade av en IT-tekniker utan medkänsla.
Vad ska då SharePoint användas till? Jag skulle säga att du bör avgränsa användningen till ren dokumenthantering och listor med strukturerad information som behöver delas inom en större organisation. För webbpublicering kan du koppla på ett riktigt webbpubliceringssystem där Optimizely/Episerver bör vara förstavalet om Microsoft är ett krav. Annars är Sitevision väldigt spännande som intranät. För samarbete så bör Microsoft Teams vara det bättre valet.
Just listor är faktiskt ett verktyg i SharePoint som är väldigt bra. Du kan lägga upp egna fält, kolumner och presentationsvyer av valfri information. Exempelvis medlemslistor, produktkataloger eller listor över byggnader, skrivare och rum. Listor går även att använda för att hålla koll på arbetsuppgifter, exempelvis som en backlog för agila utvecklingsprojekt. Perfekt för Excel- eller Access-nörden.
Produktvideo
Här kan du se en officiell instruktionsfilm för SharePoint från Microsoft:
