I takt med att allt fler myndigheter börjat använda sociala medier i sin kommunikation med omvärlden, har behovet av riktlinjer för myndigheters närvaro i sociala medier ökat. Riktlinjer är ett lite vanskligt ord, det kan betyda allt från vad chefer och anställda får göra, vad myndigheten får göra rent juridiskt till vad myndigheterna bör göra för att nå ut med sina budskap. Det handlar ofta om någon form av vägledning eftersom området är nytt och rädslan för att göra fel är stor.

Tidigare har Sveriges Kommuner och Landsting och Datainspektionen kommit med riktlinjer med fokus på den juridiska delen. E-delegationen har ett liknande arbete på gång som förväntas bli klart senare i höst. I slutet av förra veckan uppdaterades E-delegationens webbplats med en hel del matnyttigt om just myndigheter och sociala medier. Bland annat fanns en lista över slutsatser arbetsgruppen för riktlinjerna kommit fram till hittills.

Även E-delegationen fokuserar på den juridiska biten av användningen och den externa kommunikation med myndigheternas målgrupper. Många av tankegångarna känns igen från SKL och Datainspektionens riktlinjer. I sammanfattning kan man säga följande (min tolkning):

  • Myndigheterna ska definiera syftet med användningen av olika sociala medier
  • Myndigheterna ska ta fram interna policyer för användningen av sociala medier, både i tjänsten och privat med arbetsplatsens datorer
  • Myndigheterna ska ha uppsikt och ta bort kommentarer som bryter emot de uppsatta reglerna
  • Det som skrivs i sociala medier är allmänna handlingar och bör hanteras med ett så kallat gallringsbeslut
  • Sekresskyddade uppgifter får inte förekomma i sociala medier
  • Myndigheterna ska informera om sin närvaro i sociala medier

Spännande gränsdragning mellan det privata och det som sker i tjänsten

Den kanske mest intressanta delen av E-delegationens arbete med riktlinjer tycker jag handlar om deras rekommendation om policyer. E-delegationen rekommenderar att myndigheter ska ta fram ”en policy med interna regler för hur anställda använder myndighetens datorer privat, bland annat när de kommunicerar i sociala medier.”

En komplicerande faktor är att de som arbetar i offentlig sektor är skyddade av en mängd bestämmelser, bland annat meddelarfriheten. Arbetsgivaren får inte efterforska min identitet om jag skriver anonymt. Bestämmelserna innebär dessutom att jag som offentligt anställd får skriva om min arbetsgivare eller frågor som berör arbetsgivaren utan risk för repressalier. Justitieombudsmannen (JO) kan fälla arbetsgivaren om repressalier förekommer. Så var till exempel fallet när Migrationsverket fälldes för grundlagsbrott efter det att en enhetschef på Migrationsverket blivit avsatt på grund av att han bloggat positivt om Israel.

Hur man ska kunna reglera vad personer skriver i sociala medier på sin fritid är också intressant. Människors beteende har förändrats med den nya tekniken. De diskussioner som tidigare fördes vid middagsbordet eller via telefonen förs idag via statusuppdateringar på Facebook. Vi medierar vårt privatliv på ett sätt som vi aldrig gjort tidigare. Frågan är varför man ska behöva reglera detta, eftersom det trots den nya tekniken egentligen handlar om samma mänskliga behov. Borde inte myndigheterna i så fall också reglera samtalsämnen på privata fester eller kollegors diskussioner på lunchrestaurangen?

Vän av ordning noterar att E-delegationens rekommendation handlar om vad medarbetarna gör privat i sociala medier med myndighetens datorer. Frågan är bara var gränsen går för detta? Gäller det när jag tar hem jobbdatorn och uppdaterar hemma? Gäller det även om en medarbetare uppdaterar sin Facebook-status på lunchrasten? Och hur hanterar man situationen då medarbetare skriver om jobbet i sociala medier på arbetstid med sin privata mobil?

Faktum är att gränsen mellan det privata och offentliga håller på att suddas ut. Därför är jag inte avundsjuk på E-delegationens arbetsgrupp. Någon kan skriva en statusuppdatering på Facebook som de tror endast läses av en mindre krets, men den lustifika kommentaren får fötter och når större spridning. Tänk bara på Edvard Uunsgards mindre genomtänkta statusuppdatering om städande invandrare.

Anonym granskning

Jag har tidigare skrivit om hur det finns anställda inom myndigheter som bloggar anonymt om sin arbetsgivare med en kritisk ton. Jag tror att detta är en stor utmaning för hela den offentliga sektorn. Vi kommer att få se allt fler anonyma insiderbloggare. De anonyma bloggarna sätter agendan för interna diskussioner och sprider samtidigt en obekväm bild av organisationen externt. Jag har tidigare skrivit om de problem som jag upplever finns med anonyma insiderbloggare, nämligen att anonymiteten kan bidra till ett tveksamt debattklimat och dölja avsändarens bevekelsegrunder. Samtidigt är det en ny form av granskning som kan bidra till större insyn i myndigheterna.

Det ska bli intressant att se om E-delegationen tar upp detta fenomen i sina riktlinjer. Jag är speciellt intresserad av att veta hur man kan vara säker på att den som skriver verkligen är offentligt anställd. Rent hypotetiskt kan till exempel en missnöjd medborgare i en kommun starta en anonym insiderblogg där vederbörande hävdar att han eller hon jobbar för kommunen och kritiserar kommunledningen med invektiv som gränsar till förtal. Eftersom bloggaren ifråga är helt anonym så finns det ingen som kan verifiera att han eller hon verkligen är offentligt anställd och omfattas av regler som meddelarfriheten.

Fortsättning följer

Det ska bli väldigt spännande att läsa E-delegationens slutgiltiga riktlinjer för sociala medier. Det blir en delikat avvägning mellan privat och i tjänsten, mellan ledningens mål och medarbetarnas rättigheter, mellan nutidens kommunikationslandskap och gammal myndighetskultur. Naturligtvis kommer en genomgång här på bloggen så fort E-delegationen presenterat riktlinjerna…